IMPORTANCIA EN LA CONSERVACIÓN DE LOS SOPORTES DOCUMENTALES
Su importancia proviene de
la prevención de perdida de información en las empresas o entidades que tengan
un archivo histórico en sus documentos por eso es tan fundamental tener la
adecuada forma de conservación ya que hay documentos que necesitan su almacenamiento
correspondiente ya que son de vital importancia y merecen un trato especial.
La conservación de archivos
se define como el conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad
física de los documentos que alberga un archivo. Puede ser preventiva o de
intervención directa. Las entidades productoras o las que custodian documentos
oficiales dentro del ámbito municipal, serán responsables del manejo directo y
conservación-preventiva que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad,
veracidad y fidelidad de la información contenida en ellos, teniendo en cuenta
los criterios del Archivo General de la Nación expuestos en el Reglamento
General de la Nación.
Para garantizar la
conservación del material documental es necesario que los archivos municipales
desarrollen programas específicos de trabajo, con un enfoque integral y
dirigido hacia acciones de tipo preventivo, que garanticen la integridad física
y funcional de los documentos desde su misma producción hasta su disposición final
en el archivo histórico, bajo el concepto de Archivo Total.
La conservación y
preservación, es indispensable, ya que de ahí depende el conocimiento de la
realidad social en diferentes aspectos. El documento es en esencia, la minoría
que da cuenta a los hechos vividos por el hombre como ser social y que quedan
como testimonio para las sociedades presentes y futuras.
Las bibliotecas y los
archivos se encuentran amenazados por un problema masivo de deterioro y pérdida
de sus colecciones. Muchas colecciones son cada vez más frágiles y algunas
están en peligro de perderse para siempre.
El problema del deterioro
obedece a varias causas interrelacionadas: inestabilidad química inherente a
los componentes de los materiales de bibliotecas y archivos, condiciones
ambientales inapropiadas en las áreas donde se almacenan las colecciones,
prácticas de almacenamiento y manipulación inadecuadas, desastres naturales,
como también factores biológicos como micro o macro organismos o aun así la
humedad y el polvo
