IMPORTANCIA EN LA CONSERVACIÓN DE LOS SOPORTES DOCUMENTALES 

Su importancia proviene de la prevención de perdida de información en las empresas o entidades que tengan un archivo histórico en sus documentos por eso es tan fundamental tener la adecuada forma de conservación ya que hay documentos que necesitan su almacenamiento correspondiente ya que son de vital importancia y merecen un trato especial.

La conservación de archivos se define como el conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. Puede ser preventiva o de intervención directa. Las entidades productoras o las que custodian documentos oficiales dentro del ámbito municipal, serán responsables del manejo directo y conservación-preventiva que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información contenida en ellos, teniendo en cuenta los criterios del Archivo General de la Nación expuestos en el Reglamento General de la Nación.

Para garantizar la conservación del material documental es necesario que los archivos municipales desarrollen programas específicos de trabajo, con un enfoque integral y dirigido hacia acciones de tipo preventivo, que garanticen la integridad física y funcional de los documentos desde su misma producción hasta su disposición final en el archivo histórico, bajo el concepto de Archivo Total.

La conservación y preservación, es indispensable, ya que de ahí depende el conocimiento de la realidad social en diferentes aspectos. El documento es en esencia, la minoría que da cuenta a los hechos vividos por el hombre como ser social y que quedan como testimonio para las sociedades presentes y futuras.

Las bibliotecas y los archivos se encuentran amenazados por un problema masivo de deterioro y pérdida de sus colecciones. Muchas colecciones son cada vez más frágiles y algunas están en peligro de perderse para siempre.

El problema del deterioro obedece a varias causas interrelacionadas: inestabilidad química inherente a los componentes de los materiales de bibliotecas y archivos, condiciones ambientales inapropiadas en las áreas donde se almacenan las colecciones, prácticas de almacenamiento y manipulación inadecuadas, desastres naturales, como también factores biológicos como micro o macro organismos o aun así la humedad y el polvo